Le fonctionnement en mode projet, ou « à l’affaire », se généralise dans les entreprises, quelle que soit le domaine d’activité : services, industrie, artisanat…
A chaque étape du cycle de vie d’une affaire, de nombreux documents doivent être collectés, produits et échangés : documents fournisseurs, plans techniques, planning, documents qualité…
De nombreux questions de posent alors :
- Comment accéder rapidement à l’ensemble des documents attachés à une affaire ?
- Comment s’assurer qu’un dossier est complet, et qu’il contient des documents valides ?
- Comment diffuser simplement des documents à jour, en évitant les doublons ?
Le module de gestion des dossiers clients KS² Docs permet de relever l’ensemble de ces défis.
Une société de courtage en assurance a sollicité KS² afin de dématérialiser la gestion de ses dossiers clients.
La situation initiale :
- La société traite plusieurs centaines de dossiers clients par mois.
- Un dossier contient en moyenne une cinquantaine de documents de toute nature et de sources différentes : devis, factures, documents clients, offres assureurs…
- Les documents sont collectés et échangés par email ou courrier postal.
- Toutes les opérations de collecte, contrôle et échanges de documents sont réalisés manuellement.
- La constitution d’un dossier complet et le contrôle des pièces constitue une difficulté majeure pour l’entreprise.
Les objectifs du projet :
- Simplifier et automatiser la collecte des documents au sein d’un dossier.
- Automatiser les contrôles documentaires : liste de documents nécessaires, validité des documents…
- Générer automatiquement une liste de livrables clients.
- Simplifier les échanges documentaires avec les clients et partenaires, et supprimer les doublons.
- Gérer le cycle de vie des dossiers, et en assurer l’archivage
La solution mise en place : Le module de gestion des dossiers KS² Docs
Le digramme ci-dessous présente une vue synthétique du procesus de gestion des flux entrants déployé.
Chaque document ou flux entrant est associé manuellement ou automatiquement à un ou plusieurs dossiers clients.
Les propriétés des dossiers (états, cycle de vie….) sont consultables depuis l’interface de gestion d’affaire Web KS² Doc.
L’ensemble des documents composant un dossier sont accessibles depuis l’interface Web, un explorateur de fichier ou un smartphone.
Gains constatés à l’issu du projet :
- Diminution par deux du temps de traitement d’un dossier client.
- Augmentation du nombre d’acceptation des dossiers et du CA
