Le coût de traitement des factures fournisseurs peut s’avérer élevé, en fonction des typologies d’entreprise et du volume à traiter.
La dématérialisation de la comptabilité fournisseurs peut donc représenter un levier de productivité important.
Une grande chaine de restauration française a sollicité KS² pour optimiser et dématérialiser ses processus de gestion des factures fournisseurs.
La situation initiale :
- La société dispose de plus d’une centaine d’enseignes, dont plus de 60 filiales.
- L’ensemble des fonctions de support de l’entreprise sont gérées par le siège.
- Chaque filiale transmet par courrier postale, email ou fax ses factures au siège, qui collecte ainsi plusieurs milliers de factures fournisseurs par an.
- Les opérations de validation, saisie comptable, paiement et archivage sont réalisées manuellement.
- Les délais de traitement et de comptabilisation des factures ne sont pas maitrisés.
Les objectifs du projet :
- Fiabiliser les états financiers, en comptabilisant les factures au plus tôt.
- Réduire les retards de paiement des fournisseurs.
- Accélérer le processus de traitement et de validation des factures.
- Avoir une visibilité sur l’ensemble du processus, étape par étape, et accéder à n’importe quelle facture rapidement.
- Eviter les ressaisies manuelles des données.
bref, « Gagner de temps »
La solution mise en place :
Le diagramme ci-dessous présente une vue synthétique de la solution KS² Docs déployée.
Gains constatés (et mesurés) à l’issu du projet :
- Reduction de plus 70% du temps de traitement globale d’une facture fournisseur
- Pilotage fiable et simplifié du traitement des factures, processus sous contrôle
- Plus de ressaisie manuelle des données
- Comptabilisation des factures réceptionnées en moins de 5 jours ouvrés.
- Reduction de 95% des retards de paiement
- Toutes les factures sont accessibles en 1 clic
« Le contrat est rempli ! »
Perspectives :
A l’issue de ce projet, le client envisage de poursuivre sa transformation numérique en dématérialisant d’autres processus métiers.
La réflexion en cours se poste sur la gestion de ses contrats, des dossiers clients et de ses fiches de payes.
